Módulo Archivo
El módulo Archivo es el sistema electrónico de circulación y administración de Documentos. A través del conjunto de parámetros y la posibilidad de relacionar el Documento con muchos objetos de la base de datos, permite acelerar el intercambio de información tanto entre departamentos de la empresa como Empleados particulares y disminuir considerablemente el tiempo necesario para encontrar un Documento o información sobre él.
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Junto con el módulo Calendario que administra el tiempo de trabajo, es una herramienta cómoda que apoya el trabajo diario de la empresa y así reduce costes y expensas de tiempo relacionados con la realización de Tareas determinados por Empleados. La circulación de documentos se realiza de modo totalmente electrónico que permite archivar la versión original de documento sin la necesidad de pasarlo de un escritorio a otro de una manera tradicional que es más larga y costosa. En empresas en las que no hay obligación de archivar todos los documentos en la versión original, elimina los costes de conservación y depósito de documentos. La estructura elástica tanto sin datos como de la programación misma permite su ajuste del sistema conforme a las sugerencias de los usuarios.
En el campo de circulación y administración de documentos, el sistema JMK-CRM presenta la siguiente funcionalidad:
- Registro de documentos entrantes, salientes e internos
- Numeración automática de Documentos
- Posibilidad de indicar varios destinatarios del Documento
- Control de acceso al Documento a través del sistema de autorización de usuarios
- Acceso a Documentos relacionados con objeto posible desde la pantalla del objeto determinado con un 'click'
- Posibilidad de creación de Documentos basándose en patrones preparados con un relleno automático de espacios definidos
- Posibilidad de asignación de Tareas a Empleados y control de su realización
- Archivación automática de todos los Documentos
- Posibilidad de versionar Documentos
- Posibilidad de introducir trayectos definidos de circulación de documentos con la automatización de asignación de Tareas al sistema
- Seguimiento de la historia de servicio de un Documento determinado
- Trabajo grupal para crear Apuntes
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Módulo Calendario
El módulo Calendario es un centro de administración del tiempo de trabajo de Empleados y herramienta de planificación y verificación de la realización de funcionamiento a través del registro de Tareas, Contactos, Reuniones y Eventos. El Calendario cuida por sí solo la asignación de obligaciones imposibilitando remitir a la cita con cliente durante la participación en Reunión. El sistema maneja también situaciones especiales, como Vacaciones o Baja, a través de asignación de sustitución, que permite continuar con el trabajo en la empresa sin problemas, ahorrando el tiempo dedicado a la búsqueda de información.
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El sustituto recibe todas las obligaciones asignadas al Empleado sustituido de una manera automática, que en relación con otros módulos del sistema a través de la red de conexiones, permite orientarse muy rápidamente en el carácter de cada actividad. La división temática de obligaciones y su prioridad sugieren el orden de realización de tareas. La verificación de su realización se cumple en el nivel definido de prioridad.
Otro elemento del módulo es el mecanismo de reserva de tiempo responsable por la falta de coincidencia de fechas, que sugiere solo fechas tanto para un solo Empleado como para un grupo de personas. Después de introducir los datos, el sistema informa automáticamente a los usuarios y las informaciones correspondientes aparecen en agendas personales. Eso elimina costes y tiempo dedicado a afirmaciones telefónicas de fecha de reunión, especialmente si el número de participantes es alto.
En el campo de administración del tiempo de trabajo, el sistema JMK-CRM presenta la siguiente funcionalidad:
- Registro de Tareas de Empleados
- Registro de Reuniones, Contactos con Clientes, Citas proyectivas, etc.
- Registro de Bajas y Vacaciones de Empleados
- Adjudicación automática de obligaciones en el caso de Baja, Vacaciones o Despedidas de trabajo
- Posibilidad de priorizar Tareas
- Verificación de realización de Tareas
- Posibilidad de relacionar elementos de Calendario con varios objetos
- Posibilidad de automatizar la asignación de Tareas
- Posibilidad de asignar simultáneamente la misma Tarea a muchos Empleados
- Búsqueda de fechas libres para grupos de Empleados
- Acceso a objetos relacionados con elemento de Calendario posible desde la pantalla con un 'click'
- Marcos temporales para la realización de Tareas
- Avisos de Tareas, Contactos, etc.
- Posibilidad de determinar fechas oficiales de realización de Tareas para clientes
- Subordinación de fechas de Tareas para la realización de otras Tareas
- Posibilidad de detención de Tareas
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Módulo Contactos
El módulo Contactos administra las relaciones con contratantes de la empresa. Posibilita la introducción sin problemas de información sobre Clientes, Socios, Subejecutores de la empresa a la base de datos. El módulo centra en sí todas las informaciones imprescindibles para la identificación de contratantes y también informaciones que ayudan a la planificación de actividades referentes a un contratante determinado. Aquí se encuentran también la nota de credibilidad de Empresas y Personas particulares, registro de Documentos, Apuntes y otras informaciones relacionadas con contratantes o almacenamiento de información referente a sus empleados. El módulo presenta la funcionalidad de creación de listados de envío masivo tanto electrónico como tradicional con opciones desarrolladas de búsqueda según parámetros dados.
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El módulo junto con el módulo Calendario que administra el tiempo de trabajo, es una harramienta muy cómoda para planificar actividades en el campo de Contactos con contratantes, basándose en informaciones de marketing desarrolladas, por ejemplo qué personas representaron la empresa en las reuniones con la nuestra, cuál es la estructura organizativa de contratante, con quién contactar, y también conexiones a Documentos, Apuntes, Contratos tanto realizados como firmados o en la fase de negociación. Gracias al módulo es posible registrar la misma empresa o la misma persona como Cliente, Consocio y Subejecutor, guardando la división de Contratos y Contactos en varios tipos de colaboración, mientras que datos identificativos son modificados en un sólo sitio. Eso elimina todas las situaciones en las que los datos guardados en dos sitios se cambian en uno solo.
En el campo de administración de relaciones con contratantes, el sistema JMK-CRM presenta la siguiente funcionalidad:
- Registro de Empresas y Personas
- Asignación de tipos de colaboración a Empresas y Personas (Cliente, Socio, Subejecutor)
- Distribución de tipos de colaboración en el campo de Contactos y Contratos
- Detección de duplicados de Empresas y Personas
- Posibilidad de asignar gerentes independientes a cada tipo de colaboración
- Historia de todos los acontecimientos con contratante
- Búsqueda fácil de Empresas y Personas con el uso de la búsqueda multidimensional
- Acceso a todos los objetos relacionados con contratante posible desde la pantalla de Empresa o Persona con un 'click'
- Posibilidad de indicación de Empresas como inexistentes guardando su historia entera
- Generación de listados de envíos electrónicos y tradicionales
- Creación de mensaje enviado dentro del listado de envío electrónico
- Uso repetido del listado de envío
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Módulo Informativo
El módulo Informativo contiene todas las informaciones más importantes sobre la empresa. Sirve para mostrar elementos que influyen de una manera global en el trabajo de empresa y elementos que son sus recursos principales. Es una fuente de información relevante para los Empleados nuevos y para los que tienen que encargarse de tareas que no les corresponden a diario. El sistema presenta de manera transparente los aspectos más importantes del funcionamiento de empresa y permite encontrar fácilmente informaciones necesarias
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Módulo Venta
El módulo Venta sirve para registrar y administrar actividades de venta. Abarca todos los etapas de venta desde Ocasión de venta, siguiendo por firma de contrato, su realización hasta cerrar el contrato después de recibir el pago del Cliente. Gracias a los mecanismos financieros del sistema podemos observar y seguir la dimensión económica del contrato. El sistema permite vender productos en piezas y administrar proyectos ajustados por horas considerando destajos, enumeraciones trimestrales, etc.
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El módulo Venta sirve para administrar actividades post-venta dirigidos a un grupo amplio de consumidores. Permite planificar la participación en ferias, conferencias y campa?as publicitarias. La funcionalidad en el campo de contabilidad directiva posibilita la valoración de rentabilidad de las actividades, que permite aprovechar los recursos de una manera eficaz en el futuro. Dentro de la administración de Proyectos, el sistema registra el recorrido entero de Proyecto, Horario de Tareas, Documentos relacionados, Apuntes y Subejecutores.
En el campo de la administración de actividades de venta, el sistema JMK-CRM presenta la siguiente funcionalidad:
- Registro de Contratos
- Administración de Contratos
- Registro de Productos y Proyectos
- Estudio de recorrido de Contrato y Proyecto
- Mecanismos financieros de Contrato y Proyecto
- Administración de actividades pro-venta
- Estudio de eficacia de actividades pro-venta
- Posibilidad de incluir varios Proyectos y Productos en un Contrato
- Distribución de funciones del gerente de Proyecto y del gerente de Contrato
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Módulo Personal
El módulo Personal es una base de organización de trabajo por un Empleado. Su deber es agrupar todos los elementos que se encuentran en otros módulos para el usuario registrado actualmente, como por ejemplo todos los Proyectos de los cuales es responsable. La pantalla de Agenda permite planificar horario del trabajo para un día y semana determinada. El cliente integrado del correo electrónico permite la identificación rápida del remitente y la relación automática de correspondencia con Empresa o Persona determinada.
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En el módulo Personal, el Empleado tiene el acceso claro y directo a todos los objetos que le interesen. En la pantalla de Agenda puede encontrar la información sobre todas las obligaciones, como Tareas, Reuniones, Contactos, etc. y con un solo 'click' puede pasar a las pantallas de estas obligaciones para conseguir información adicional. En los listados de objetos se muestran solamente los elementos que están relacionados con Empleado, por ejemplo cuando es su gerente o usuario. El cliente de correo electrónico incluido en el sistema permite acceso total a la correspondencia y además integración total con el módulo Contactos tanto en la esfera de identificación de autor y destinatarios como en el campo de listados de envíos electrónicos. Todos los comunicados del sistema aparecen también en la misma pantalla
En el campo del módulo Personal, el sistema JMK-CRM presenta la siguiente funcionalidad:
- Presentación clara de Tareas, Reuniones, Contactos, etc. en Calendario
- Planificación de trabajo propio de Empleado
- Registro de realización de Tareas
- Preselección automática de objetos para Empleado
- Presentación en la pantalla de bienvenida de obligaciones y objetos que requieren atención
- Acceso a objetos de otros módulos con un sólo 'click'
- Cliente del correo elctrónico
- Integración de correo elctrónico con otros módulos del sistema
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Módulo Informes
El módulo Informes es el centro donde agregar conocimientos de la empresa. Considerando el hecho de que cada empresa tiene una manera de trabajo distinta, no hay informes definidos dentro del sistema JMK-CRM, pero en el precio del sistema se incluye un número determinado de informes para definirlos por destinatario que puede abarcar cualquier campo de datos guardados en la base. Estos informes pueden tener forma de tablas, tablas de comparaciones, listados, secciones, diagramas o pueden unir cualquiera de estos elementos. Adicionalmente, el módulo tiene el mecanismo de informes ad hoc que permite encontrar datos dentro de criterios dados.
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